Negocios fuera de la oficina: cuándo, dónde y cómo

Hoy en día es importante encontrar tiempo para reunirse en persona con colegas, clientes y potenciales socios de negocios, pues el mundo profesional está cada vez más acostumbrado a comunicarse a través de una ola de tecnología que inunda los espacios de trabajo. Salir de la oficina es una gran opción para hacer negocios porque genera un ambiente más relajado y conduce a fortalecer las relaciones profesionales. Además, con el incremento de pequeñas empresas, actividades de freelance y emprendimientos independientes, a veces no hay una oficina disponible.

Hacer negocios fuera de la oficina implica salir de un ambiente controlado, por ende, hay que saber manejar situaciones e imprevistos que no sucederían en la comodidad de una oficina. Sin embargo, este tipo de reuniones pueden ser tan productivas como en una sala de conferencias y vienen con el valor agregado, de un poco de aire fresco.

Cuándo

La hora del día apropiada para la reunión depende de dos cosas: la disponibilidad del cliente y la naturaleza de la reunión.

Si el objetivo es encontrarse con un colega y prepararse para una presentación o actualizarse sobre una última novedad, es probable que la reunión sea rápida. En este caso, la disponibilidad que ambos tengan es un buen indicador.

Si la conversación requiere más de veinte minutos, es prudente invitar al cliente a desayunar, a un brunch o a almorzar.

Cuando la intención es conocer a un cliente o socio potencial y explorar maneras de colaboración, es mejor optar por un almuerzo, ya que generalmente las horas de la tarde son más flexibles y permiten más tiempo de conversación.

Para una reunión más puntual y decisiva, las horas de la mañana son ideales porque la mente está programada para tachar tareas al inicio del día.  Además, es probable que la reunión no se extienda mucho porque seguramente ambos tendrán otros compromisos durante el día.

Dónde

La persona que invita debe proponer varias opciones y dejar que la otra persona escoja el lugar.

Hay que asegurarse de que todas las opciones sean prácticas en términos de distancia a la oficina de la otra persona, que haya parqueo disponible y que sea fácilmente accesible por medio de transporte público.

En la escogencia de las opciones, hay que tener en cuenta el contexto de la reunión. Por ejemplo:
 

  • Si se van a discutir cortes de presupuesto, no se debe ir al restaurante más caro.
  • Si es una reunión rápida, un café o un parque, son lugares apropiados.


Si la otra persona escoge, siempre se debe halagar su decisión y hacer buenos comentarios sobre el lugar.

La persona que escoja el lugar debe anticipar preferencias. Por ejemplo:

  • En un lugar frecuentado por jóvenes puede haber mucho movimiento y el volumen de las conversaciones y la música, pueden ser un poco elevados. Es probable que un socio mayor prefiera un lugar más tranquilo.
  • Para asegurarse de que el menú sea apropiado, se debe preguntar a la otra persona si es vegetariana o tiene algún tipo de limitación con la comida.


Para evitar filas o esperas largas, siempre se debe hacer reserva con anticipación.

Cómo

En un restaurante, es de buen gusto esperar hasta tener sus bebidas y ordenar su comida para hablar de negocios. De lo contrario, la conversación será interrumpida.

Si es posible, es ideal empezar la conversación alrededor de la otra persona, por ejemplo, preguntando qué hace y qué tipo de ayuda está buscando. Este es un punto de partida apropiado, conocer a la persona y luego conversar sobre cómo se puede colaborar.

Siempre dejar que la otra persona ordene primero para que no tenga ningún tipo de inhibición con su escogencia.

Si la cuenta la paga la compañía, no se debe ordenar alcohol.

Al pedir la cuenta, hay que estar listo para reaccionar rápido y con seguridad cuando llegue. No se debe interrumpir la conversación pero tampoco dejar la cuenta en la mesa mucho tiempo. Si hay algo mal en la cuenta, no se deben hacer gestos de sorpresa o confusión, ya que esto podría incomodar a la otra persona. Lo mejor en este caso, es levantarse y hablar con el mesero por separado.


Por último, la regla de oro: el teléfono móvil debe estar en silencio y no se debe sacar en ningún momento de la reunión.  

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Browning, E. (2012)  Business Etiquette: 5 Rules That Matter Now. Recuperado el 15 de mayo del 2013 de TIME: http://business.time.com/2012/04/23/business-etiquette-5-rules-that-matter-now/

Browning, E. (2012)  Business Etiquette: 8 Rules. Recuperado el 15 de mayo del 2013 de TIME: http://business.time.com/2012/05/30/business-lunch-etiquette-8-rules/