Legibilidad en textos empresariales

Por: Javier Murillo, Director Centro de apoyo para la lectura, la oralidad y la escritura del CESA, DIGA.

La legibilidad de un texto está determinada por la facilidad o por la dificultad con la que es leído. Se comenzó a medir matemáticamente desde mediados del siglo pasado e incluye variables como la longitud de palabras y el número de palabras por oración. En este orden de ideas, a mayor longitud de las palabras y de las oraciones, mayor dificultad en la lectura y menor legibilidad, y viceversa.

Este, que parece un tema circunscrito en el área de la lingüística, es en realidad un problema de comunicación. Un texto que no resulta legible rompe los procesos comunicativos de cualquier índole, por lo que resulta ser en realidad un problema que atañe a todos.

En el ámbito de la administración de empresas esto resulta de particular interés, particularmente cuando se trata de textos que ponen en contacto a las empresas con sus clientes y, en general, con todas las partes interesadas en conocer o en adquirir lo que la empresa produce o los servicios que presta. Me refiero concretamente a los documentos que informan al público acerca de las particularidades de esta empresa, y aquello que la hace diferente de aquellas que trabajan dentro del mismo sector: la Misión, la Visión y la descripción empresarial que aparecen publicadas en su web corporativa.

Si bien puede afirmarse que el auge de revelación de información al público en general a través del uso de páginas web resulta más usual en empresas norteamericanas y europeas, en América Latina esta práctica ha tomado fuerza durante los últimos años, y Colombia sigue la misma tendencia. Las páginas corporativas son instrumentos de comunicación fundamentales en un mundo en el que el contacto es fundamentalmente virtual, y carecer de estos vínculos resulta equivalente a no existir. Sin embargo, contar con ellos y que estos no cumplan el propósito comunicativo resulta igualmente grave.

Un texto difícil de leer no solamente no favorece la comunicación, la rompe. De hecho, el texto que presente dificultades de lectura puede llevar a malentendidos, lo que implica que no solamente no favorece que la empresa se ponga en contacto con los interesados en conocer acerca de lo que ella hace, sino que puede llevar incluso a que estos interesados asuman como cierta información que es falsa. De esta manera, los textos que resulten seleccionados para estas páginas corporativas por parte de las directivas de cada empresa deben ser no solamente efectivos y económicos en los temas que desarrollan, sino claros en su forma: obedecer a las normas básicas de la gramática y la puntuación, por ejemplo, y adoptar una estructura definida en el uso de palabras y en la construcción de oraciones.

Para lograrlo, se aconseja seguir los lineamientos sencillos que garantizan la legibilidad: usar palabras sencillas, al alcance del público objetivo -siempre con ortografía-; construir, en general, oraciones cortas, que no excedan las 20 o 25 palabras (por dar un número), pues desde la psicología se ha demostrado la relación entre la comprensión de lectura y la memoria: es más difícil retener la información que está en una oración larga que en una corta. Esto significa, también, usar a menudo el punto seguido y proceder con la regla de oro en este tema: entre más importante sea la información que se pretende dar, más corta debe ser la oración en la que esta esté propuesta. No seguir estas indicaciones no significa, de plano, que el texto esté mal escrito, como puede suponerse; pero sí resulta una marca, una señal de alerta acerca de la capacidad comunicativa del mismo.

Las páginas corporativas son instrumentos de comunicación cuyos alcances dependen de la efectividad con la que sean planteadas y desarrolladas. Las dificultades que planteen no son deleznables, en lo comercial y en los demás ámbitos. Particularmente hoy, cuando se habla de transparencia corporativa. Transparente es lo que permite el paso de la luz, y un lenguaje oscuro, por definición, no lo permite.