Inicia la era de Intranet en el CESA

Con un procedimiento de reserva de salas, el CESA –Colegio de Estudios Superiores de Administración- inaugura su Intranet el próximo 26 de enero.

Con esta plataforma, la institución comenzará a cumplir varios de sus objetivos con apoyo de la tecnología, en particular el fortalecimiento contundente de sus comunicaciones, la apertura de espacios de colaboración, optimización de procesos, productividad y eficiencia laboral.

Y es que el departamento de Tecnología del CESA, liderado por la ingeniera Luz Elenny Scarpetta, en un análisis sobre el comportamiento de los usuarios de la red de sistemas de la institución, concluyó que de los 800.000 mensajes enviados durante el segundo semestre de 2016, la comunidad leyó 240.000. En otras palabras, apenas tres de cada diez leyeron juiciosamente el carteo electrónico. Y si bien ese 30 por ciento es consistente con los estándares globales en cuanto al comportamiento de usuarios con los e-mails, la navegación de equipos de trabajo en medio del denso ‘lodo de correos electrónicos’ tiende a retrasar procesos y a atentar contra la eficiencia. “Al final puedes darte cuenta que tienes un mar de correos, pero no sabes cuál es la versión definitiva del documento que el grupo está necesitando”, ilustra Luz Elenny Scarpetta.

La Intranet del CESA brindará un completo menú de servicios para optimizar los esquemas de comunicación interna y la ejecución de procesos, basados en un moderno surtido de herramientas de intuitiva navegabilidad.

Los directores de las diferentes áreas tendrán acceso para alimentar la plataforma en los distintos módulos que les correspondan a sus departamento o unidades que lideran. De hecho, Rectoría tendrá un espacio destacado (‘El post del rector’) en la interfaz de esta con el fin de comunicar la información más relevante o prioritaria para la comunidad CESA.

Administrativos y docentes tendrán en todo caso un área privada donde podrán almacenar los documentos privados o sensibles del departamento, que por su naturaleza son solo de su exclusivo interés. “Podrán compartir sus documentos de trabajo, sus listas personalizadas y otra documentación sobre la que no tiene incidencia el resto de la comunidad”, explica.

Será también centro de acopio y búsqueda (para su posterior optimización) de documentación de los formatos clave de cada una de las áreas, hecho que reducirá los tiempos de acceso que se tenían sobre los mismos. Situación similar ocurrirá tras el acceso al directorio con los nombres y números de contacto de cada uno de los funcionarios, para hacer más fluida la comunicación.

Con la Intranet, la reserva de salas, que hasta el año pasado se hacía en un formato Excel, será un asunto del pasado a partir de la próxima semana.

En una primera fase de capacitación, que iniciará en febrero, se promocionarán herramientas como OneNote, Planner y SharePoint, dada su practicidad en el desempeño laboral del día a día. Este protocolo servirá también para que los distintos departamentos o áreas definan prioridades sobre la recopilación de la información más relevante para que sea publicada.